Avete organizzato e coordinato tutti i lavori, trasferito le attrezzature, pulito e disinfettato tutto il locale e ora non rimane che alzare la serranda e partire.
Ah, già! Bisogna informare i clienti del trasferimento, magari organizzare un evento, pubblicizzare la nuova apertura… Iniziare a programmare tutto ciò soltanto a questo punto è tardi; d’altra parte, gestire un’inaugurazione seguendo anche i lavori del nuovo negozio è difficile.
Se si tratta di una start-up o di un secondo punto vendita, porre l’attenzione sulla data di apertura così da farla coincidere con l’inaugurazione vera e propria, può essere la mossa giusta. Dovrete apprendere in ogni caso tutto ciò che c’è da sapere sul posto che diventerà la vostra seconda casa, sulla sua gestione, su come muovervi al suo interno, su come organizzare gli spazi nel quotidiano; tanto vale, perciò, iniziare da un punto zero, far sapere ai potenziali clienti che da quel momento in avanti siete sulla scena commerciale, e attirarli nel corso di un evento speciale a visitare il vostro negozio per vedere, ma soprattutto assaggiare, ciò che producete.
Diverso è il discorso per il trasferimento di attività: i clienti sono abituati al vostro modo di lavorare, si sono affezionati all’abitudine che, per un momento della loro giornata, li porta da voi. Per questo, è importante che sentano di potersi coccolare anche nel passaggio a un luogo differente: decidiamo di spostarci perché avremo più vantaggi (maggiore produttività, più spazio per i tavoli, estensione dell’orario, …) ma dobbiamo essere efficaci nel mostrarli ai clienti che in questo modo percepiranno soltanto la positività del cambiamento. Se sarete bravi nel mantenere quasi invariata la nostra clientela nel passaggio, acquisirne altra sarà più semplice e, comunque, un’ipotesi già prevista.
Per fare tutto ciò, dovrete essere quasi certi che tutti i meccanismi funzionino e potrebbe volerci qualche settimana per verificarlo. In questa situazione, perciò, il mio consiglio è di attendere prima di inaugurare formalmente il nuovo punto vendita: informate senza dubbio i clienti dello spostamento, se siete in nuovo locale di passaggio si spargerà meglio la voce, ma riservate la programmazione di un evento speciale soltanto per quando sarete abbastanza sicuri che non ci siano intoppi durante l’attività giornaliera. Questo vi permetterà, tra l’altro, di non incorrere in imprevisti dovuti ai ritardi dei lavori che, seppur possibili, non pregiudicheranno anche l’organizzazione della festa.
Inaugurare un locale con un brand che si trasferisce serve, in primo luogo, a comunicare alla vostra clientela che siete in grado di fare più cose, e in secondo luogo, ai clienti nuovi che siete lì, che d’ora in poi vi troveranno se necessitano dei servizi e dei prodotti che offrite.
Un evento, per mostrare a consolidata e futura clientela le potenzialità del nuovo locale, è il modo più efficace per stimolare la curiosità e attirare l’attenzione.
Come organizzare un evento inaugurale
Gli inglesi utilizzano la regola della “W”: What, Who, Why, When, Where.
Per voi, la prima risposta da dare è il quando: prevediamo la fine dei lavori con la consegna chiavi in mano del negozio, i tempi di assestamento di produzione nel nuovo laboratorio, l’organizzazione di scorte e magazzino, l’avviamento dell’attività per qualche settimana o anche meno, se non ci sono grandi elementi di novità, e la contingenza del periodo in cui vi trasferite.
Nel nostro caso, per esempio, introdurremo il pranzo nei giorni feriali ed estenderemo l’orario di apertura; inoltre, la consegna del locale è prevista prima di Natale: per questo, è probabile che inaugureremo a gennaio, in un momento in cui di solito il lavoro è in calo e ci potremmo concentrare totalmente sulla nuova apertura.
Se trasferite sia la produzione che la vendita, il consiglio è quello di iniziare a produrre nel nuovo laboratorio, se possibile, un po’ prima di aprire anche la vendita, affinché possiate prendere le giuste misure con le nuove sistemazioni.
Gli eventi sono più seguiti durante il weekend; il sabato potrebbe essere la giornata più adatta ma il momento – pomeriggio, tardo pomeriggio o sera – dipende dalla tipologia di evento che avete in programma.
Fissata la data, dunque, decidete cosa organizzare.
Esistono moltissimi tipi di inaugurazione: bisogna trovare l’evento che più si addice al locale e alle personalità che lo gestiscono, in linea con il brand che volete spingere.
Se la pasticceria è già conosciuta, non avete bisogno di far assaggiare il vostro prodotto, anche se un evento con un piccolo buffet è sempre gradito. Ricordate che dovrete mostrare ai clienti le potenzialità del vostro nuovo posto, quindi cogliete l’occasione dell’inaugurazione per evidenziare tutti i vantaggi.
Aggiungerete gli aperitivi? Mostrate loro come si svolgeranno.
Estendete l’orario di apertura? Prevedete l’evento proprio nella nuova fascia oraria.
Ci saranno prodotti nuovi? Fateli assaggiare per promuovere gli acquisti successivi.
Inizierete collaborazioni con altre attività del luogo? Invitatele all’evento e rendetele protagoniste insieme a voi, magari con qualche produzione a quattro mani.
Ci sono molteplici declinazioni di una giornata o serata inaugurale. Mentre organizzate, ricordate che voi e i valori della vostra azienda siete protagonisti, protagonisti di una festa per un traguardo raggiunto, il punto di partenza per molti altri obiettivi.
Chi invitare e come comunicarlo rappresentano la parte preponderante della vostra strategia comunicativa, nonché quella che richiede la progettazione più articolata. Non si tratta soltanto di comunicare una nuova apertura ma di stimolare la curiosità degli avventori.
I social, per iniziare, sono lo strumento più adatto per far sapere che qualcosa sta avvenendo e la cosa più bella è che potete gestirli come meglio credete. Potreste giocare a carte scoperte fin da subito, svelando il tipo di locale che arriverà, o insistere soltanto su qualche dettaglio, scoprendo un po’ alla volta quando aprirete la nuova attività e di cosa si tratta.
Man mano che i lavori avanzano e avrete pubblicato sui social foto o video di ciò che accade, sarete pronti per programmare una vera campagna pubblicitaria. Ribadisco che l’aiuto di un professionista è quanto mai fondamentale in questa fase: gli impegni per assicurarsi che tutto sia pronto sono innumerevoli e promuovere e gestire l’inaugurazione di un nuovo locale nel modo corretto è necessario affinché la gente sia informata e incuriosita.
Un ufficio stampa o una ditta che si occupa di organizzazione di eventi parleranno con voi, comprenderanno le vostre esigenze e il tipo di evento che vorreste organizzare e vi faranno delle proposte per valorizzare l’apertura e metterla in evidenza. Inoltre, avranno sicuramente più mezzi e più contatti di voi, magari per invitare gente del settore, blogger e giornalisti, ospiti di rilievo, o per procurare qualunque altra attrazione che vorrete.
Avere un aiuto professionale significa, infine, avere un intermediario che può occuparsi di tutti i mezzi di comunicazione scelti. Manifesti, volantini, cartelloni, storie su Instagram e post su Facebook, necessitano di tempo: pensare alla grafica, contattare le aziende per preventivi e impaginazioni, studiare i momenti e i testi delle pubblicazioni sono tutti lavori che toglierebbero molto spazio alle mille altre cose che dovrete sistemare per inaugurare nei tempi previsti. Una figura che le segua passo passo, invece, si assicurerà di ogni dettaglio mentre voi vi occupate del resto.
Un altro consiglio: fate i conti col vostro budget e cercate di capire se, almeno per qualche mese, potete permettervi di proseguire la collaborazione con un ufficio stampa. La promozione del nuovo locale non finisce infatti con l’inaugurazione: potrebbe essere molto utile avere qualcuno che la segua professionalmente e vi aiuti nel lanciare l’attività sul mercato. Inoltre, potrebbe fornirvi gli strumenti per proseguire gradualmente il marketing in autonomia.
Del perché occorre inaugurare abbiamo già parlato abbondantemente.
Il vero perché fondamentale però, è un altro: è il vostro perché.
Avviare un’attività o trasferirla rappresenta per i titolari un traguardo raggiunto; che necessitiate di più spazio per produrre o per vendere e somministrare, che vi spostiate per scadenza di contratto o perché avete acquistato il locale nuovo, che abbiate la necessità di cambiare paese o città, una nuova sede operativa rappresenta sempre un punto zero.
Dovrete guardare al cambiamento con positività e ambizione, determinati a correggere le cose che fin qui non funzionavano e ad aggiungere quelle che avreste da sempre voluto introdurre e non avete avuto l’occasione finora di fare.
Qualunque sia la motivazione che vi porta ad aprire una nuova attività, a trasferirne una già avviata, o a inaugurare un secondo punto vendita, è quella il faro che dovrà guidarvi nell’organizzazione dell’evento e nel successivo avviamento dell’impresa. Se non perderete mai di vista quella luce che vi spinge ad alzare la serranda, a traslocare e a rinnovare, non soltanto l’inaugurazione, ma soprattutto l’attività giornaliera del vostro locale, testimonieranno costantemente i valori del vostro brand.
